Trong quy trình xuất nhập khẩu, Shipping Instruction (SI) là một chứng từ quan trọng nhưng đôi khi bị doanh nghiệp bỏ qua hoặc thực hiện chưa chính xác. Sai sót trong SI có thể dẫn đến lỗi vận đơn, phát sinh chi phí chỉnh sửa hoặc ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Vậy SI là gì, có vai trò ra sao và cách lập như thế nào cho đúng chuẩn? Cùng Viettel Warehousing (VWS) tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây bạn nhé.
Shipping Instruction (SI) là gì?
Shipping Instruction (SI) – hay còn gọi là phiếu chỉ dẫn vận chuyển – là tài liệu do người gửi hàng (shipper) cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder), nhằm hướng dẫn chi tiết cách thức vận chuyển lô hàng theo đúng yêu cầu.
SI thường được gửi trước thời hạn cut-off theo booking để đảm bảo tiến độ vận chuyển. Trên thực tế, SI đóng vai trò như “bản hướng dẫn chuẩn” giúp toàn bộ quá trình vận chuyển diễn ra chính xác, hạn chế sai sót. Nếu thông tin trên SI không đúng, vận đơn sẽ bị sai theo, từ đó có thể ảnh hưởng đến thủ tục hải quan, thanh toán và tiến độ giao hàng.
SI có ý nghĩa gì trong xuất nhập khẩu?
SI là căn cứ quan trọng giúp hãng tàu/forwarder phát hành vận đơn (B/L) chính xác, đồng thời bố trí container, phương tiện và lịch trình vận chuyển phù hợp. Đây cũng là nguồn dữ liệu để khai báo manifest điện tử và thực hiện thủ tục hải quan đúng hạn.
Nhờ SI, các thông tin giữa doanh nghiệp – hãng tàu – cơ quan hải quan được thống nhất và kiểm soát ngay từ đầu, hạn chế sai lệch chứng từ.
Ngược lại, nếu SI thiếu hoặc sai thông tin, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như:
- Vận đơn lập sai, phải chỉnh sửa nhiều lần
- Bị phạt do khai manifest không chính xác
- Hàng không được dỡ tại cảng đích
- Nguy cơ bị từ chối thanh toán (đặc biệt với L/C)
Các thông tin cần có trong SI
Số Booking: Số hiệu duy nhất để theo dõi lô hàng.
Tên Tàu, số chuyến: Thông tin về phương tiện vận chuyển hàng hóa.
Loại Bill: Telex BL hay Original BL.
Điều khoản thanh toán cước vận chuyển: Prepaid hay Collect.
Shipper: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người gửi hàng.
Consignee: Tên, địa chỉ của người nhận hàng. Không nên tự lấy thông tin trên hợp đồng điền vào mà nên xác nhận lại với người mua.
Notify Party: Người sẽ nhận thông báo hàng đến khi tàu cập cảng đích.
Thông tin chi tiết về hàng hóa:
- Số container: Số hiệu container chứa hàng hóa.
- Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, chất liệu, màu sắc, kích thước, đóng gói,…
- Số lượng: Số lượng kiện hàng.
- Trọng lượng: Trọng lượng tổng của lô hàng (tính theo kg hoặc pound).
- Thể tích: Thể tích tổng của lô hàng (tính theo m³ hoặc ft³).
- Mã HS: Mã số hàng hóa (HS Code) để phân loại hàng hóa.
Cảng xếp hàng: Nơi hàng hóa được xếp lên tàu.
Cảng dỡ hàng: Nơi hàng hóa được dỡ xuống tàu.
Nơi đến cuối cùng của hàng hóa: Địa điểm cuối cùng mà hàng hóa sẽ được giao đến.
Chi tiết các bước lập Shipping Instruction đơn giản và hiệu quả
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lập Shipping Instruction (SI) theo hai cách phổ biến: qua email hoặc qua hệ thống website của hãng tàu/forwarder. Dù áp dụng phương pháp nào, quy trình đều xoay quanh việc cung cấp – kiểm tra – xác nhận thông tin.
🔹 Lập SI qua email
Đây là cách truyền thống, phù hợp với đa số doanh nghiệp:
Bước 1: Chủ hàng gửi đầy đủ thông tin SI cho forwarder/hãng tàu
Bước 2: Đơn vị vận chuyển kiểm tra, hoàn thiện và gửi lại bản nháp (draft B/L)
Bước 3: Hai bên rà soát, chỉnh sửa và thống nhất thông tin
Bước 4: Forwarder gửi SI chính thức cho hãng tàu để phát hành vận đơn
🔹 Lập SI qua website hãng tàu
Cách này ngày càng phổ biến nhờ nhanh và hạn chế sai sót:
Bước 1: Chủ hàng cung cấp thông tin SI cho đơn vị vận chuyển
Bước 2: Xác nhận lại thông tin giữa các bên
Bước 3: Nhập dữ liệu trực tiếp trên hệ thống website của hãng tàu
Bước 4: Kiểm tra và xác nhận trước khi submit chính thức
Lưu ý khi lập SI
🔹 Lưu ý khi lập SI
Để hạn chế sai sót và rủi ro, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra kỹ thông tin quan trọng: Shipper, Consignee, mô tả hàng hóa, cảng đi/đến
- Đảm bảo nội dung SI thống nhất với hợp đồng, Invoice, Packing List
- Xác nhận lại thông tin người nhận hàng (tránh tự điền theo hợp đồng)
- Lựa chọn đúng loại vận đơn (Original B/L hoặc Telex Release)
- Rà soát kỹ bản nháp (draft B/L) trước khi xác nhận phát hành
🔹 Thời gian lập và gửi SI
SI cần được gửi trước thời hạn cut-off của hãng tàu. Việc gửi SI đúng hạn giúp:
- Tránh phát sinh phí nộp trễ
- Đảm bảo kịp khai báo manifest
- Không ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển
🔹 Các trường hợp SI có thể bị từ chối
SI có thể bị hãng tàu hoặc forwarder từ chối nếu:
- Thông tin thiếu hoặc không chính xác
- Nội dung không khớp với hợp đồng ngoại thương
- Yêu cầu trong SI không phù hợp quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu
- Không đáp ứng tiêu chuẩn về an ninh, kiểm soát hàng hóa hoặc môi trường
- Submit trễ so với deadline
Khi SI bị từ chối, doanh nghiệp cần nhanh chóng chỉnh sửa và gửi lại để tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Có thể thấy, Shipping Instruction (SI) không chỉ là một chứng từ đơn thuần mà còn là “mắt xích quan trọng” quyết định độ chính xác của toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Việc lập SI đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tối ưu thời gian và chi phí vận hành.
Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kho vận và logistics, VWS sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc kiểm soát chứng từ, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
Liên hệ VWS ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp logistics toàn diện, chính xác và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.